Yrityksen edustusmökki tarjoaa vaihtoehdon perinteiselle kokoushotellille, kun tavoitteena on yhdistää asiapitoinen ohjelma ja rento virkistäytyminen samaan päivään. Moni yritys hakee mökkiä henkilöstöpäivään, hallituksen strategiakokoukseen tai asiakastapaamiseen juuri siksi, että ympäristö rentouttaa osallistujia ja saunan lämpö madaltaa keskustelun kynnystä paremmin kuin steriili kokoushuone.
Millainen mökki toimii yritystilaisuudessa
Edustusmökin valinnassa kannattaa lähteä liikkeelle ryhmän koosta ja ohjelman rakenteesta, ei pelkästä sijainnista. Jos päivään kuuluu esityksiä tai työpajaa, tarvitaan tila jossa on riittävästi pöytätilaa, hyvä valaistus ja mielellään erillinen huone, joka ei ole sama kuin oleskelutila.
Monissa isoissa mökeissä on nykyään erillinen kokous- tai takkahuone, joka on suunniteltu juuri tähän tarkoitukseen. Pienemmissä mökeissä joudutaan usein tyytymään olohuoneeseen, mikä toimii hyvin, jos ohjelma on epämuodollisempaa.
Mökin pohjakuva kannattaa tarkistaa etukäteen, jotta tiedetään mahtuuko koko ryhmä yhtä aikaa saman pöydän ääreen. Mökin pohjakuva ja huoneiden määrä kertoo, kuinka moni mahtuu nukkumaan ja kuinka tilat jakautuvat, mikä on erityisen tärkeää, jos osa porukasta yöpyy paikan päällä.
Kokoustilat ja tekniset valmiudet
Yritystilaisuudessa tekniikka on usein se, joka kaatuu ensimmäisenä, jos siihen ei ole varauduttu. Mökin nettiyhteyden nopeus ja vakaus vaihtelevat huomattavasti alueittain – Järvi-Suomen taajamien lähellä yhteydet ovat yleensä hyvät, mutta syrjäisemmällä tunturimökillä Lapissa mobiiliverkko voi olla hidas tai katkeilla kokonaan.
Jos tilaisuuteen kuuluu etäosallistujia tai esityksiä kannattaa kysyä isännöitsijältä tai vuokranantajalta suoraan, minkälainen yhteys mökillä on ja onko käytössä esimerkiksi kiinteä valokuitu. Varavaihtoehtona kannattaa aina olla mobiilireititin, sillä yhteysongelmat pilaavat helposti muuten hyvin suunnitellun päivän.
Sähkönsaanti on toinen tarkistettava asia. Vanhemmissa hirsimökeissä sähköjärjestelmä ei aina kestä montaa läppäriä, projektoria ja keittiölaitetta samaan aikaan, joten tuplavarmistus jatkojohtojen ja sulakkeiden osalta on paikallaan.
Varustelutaso vaikuttaa suoraan onnistumiseen
Yrityskäytössä varustelutaso kannattaa valita ohjelman ja osallistujamäärän mukaan, ei pelkän budjetin mukaan. Peruskunnossa oleva mökki ilman kunnollista keittiötä toimii huonosti, jos paikan päällä valmistetaan lounas isolle porukalle – silloin tarvitaan vähintään kunnollinen liesi, uuni ja riittävästi astioita.
Mökin varustelutaso – peruskunto vai luksus avaa hyvin, mitä eroa on perustason ja täysin varustellun mökin välillä, ja tämä kannattaa lukea läpi ennen varausta, jos yrityskäyttö on kertaluontoista eikä varustelutasosta ole aiempaa kokemusta. Katso lisää: mökin varustelutaso – peruskunto vai luksus.
Luksustason mökki poreammeineen ja kattoterasseineen sopii erityisesti asiakastapaamisiin ja palkitsemistilaisuuksiin, joissa vaikutelmalla on merkitystä. Tavallinen henkilöstöpäivä taas onnistuu usein paremmin keskitason mökillä, jossa raha käytetään mieluummin hyvään ruokaan ja ohjelmaan kuin itse rakennukseen.
Sauna ja virkistysohjelma osana päivää
Suomalaisessa yrityskulttuurissa saunominen on edelleen yksi tehokkaimmista tavoista rentouttaa ryhmä ja madaltaa hierarkioita – johtaja ja uusi työntekijä istuvat samalla laudetasolla. Rantasauna tai savusauna järven rannalla toimii luontevana päätöksenä kokouspäivälle, mutta ryhmän kanssa saunottaessa kannattaa muistaa perusasiat turvallisuudesta.
Isolle porukalle löylyt kannattaa jaksottaa ja huolehtia raittiin ilman kierrosta sekä riittävästä juomasta, sillä yritystilaisuuksissa alkoholin ja kuumien löylyjen yhdistelmä aiheuttaa helposti tapaturmia. Saunominen turvallisesti käy läpi juuri nämä käytännön asiat.
Muu virkistysohjelma kannattaa suunnitella alueen mukaan. Saimaan tai Päijänteen järvimökillä soutuvene, kanootti tai sup-lauta tarjoavat helpon yhteisen tekemisen, kun taas talvella lumikenkäily tai pilkkiminen toimivat hyvänä tauolla kokouksen lomassa.
Sijainti ja saavutettavuus koko ryhmälle
Edustusmökin sijainti kannattaa valita sen mukaan, mistä suurin osa osallistujista tulee. Etelä-Suomesta lähtevälle ryhmälle Saimaan tai Päijänteen alue on usein käytännöllisin, sillä matka-aika pysyy kohtuullisena eikä päivästä kulu liikaa aikaa ajamiseen.
Jos tavoitteena on tehdä tilaisuudesta erityinen kokemus, esimerkiksi kansainvälisille vieraille tai avainasiakkaille, Lapin tunturimökki tai saariston merenrantamökki nostavat tilaisuuden tunnelmaa, mutta vaativat pidemmän matka-ajan ja tarkemman aikataulusuunnittelun. Isolle ryhmälle kannattaa myös miettiä, mahtuuko koko porukka samaan mökkiin vai tarvitaanko useampi lähekkäinen kohde – tästä kertoo lisää iso ryhmä mökillä – juhlat, vuosipäivät ja perhetapaamiset.
Yleinen harhaluulo edustusmökeistä
Yleinen väärinkäsitys on, että asiapitoinen kokous tai neuvottelu vaatii aina perinteisen kokoushotellin, ja mökki sopii vain rentoon virkistyspäivään. Käytännössä moni yritys on huomannut päinvastaista – rauhallinen ympäristö ilman hotellin käytäväliikennettä ja muita vieraita parantaa keskittymistä, kunhan tekniikka ja tilat on mietitty etukäteen.
Toinen yleinen myytti on, että edustusmökin pitää olla kallis luksuskohde ollakseen uskottava. Todellisuudessa siisti, hyvin varusteltu ja toimiva mökki tekee vaikutuksen paremmin kuin ylimitoitettu luksus, joka ei palvele päivän varsinaista tarkoitusta.
Varaus, sopimus ja käytännön järjestelyt
Yrityskäytössä varaus kannattaa tehdä hyvissä ajoin, sillä isot ja hyvin varustellut mökit varataan usein kuukausia etukäteen erityisesti kesä- ja talvisesonkeina. Sopimusehdot, peruutuskäytännöt ja mahdollinen vakuusmaksu kannattaa käydä läpi tarkasti, sillä yritystilaisuuden peruuntuminen viime hetkellä voi tulla kalliiksi ilman selkeitä ehtoja.
Mökkivuokraus käytännössä – varaus, takuu ja peruutusehdot avaa näitä käytäntöjä tarkemmin, ja se kannattaa käydä läpi ennen laskun tai sopimuksen hyväksymistä. Lisäksi kannattaa sopia etukäteen, kuka vastaa siivouksesta, tarjoilusta ja mahdollisesta cateringista, jotta vastuut ovat selvät kaikille osapuolille.
UKK
Sopiiko mökki isommalle, yli 20 hengen yritystilaisuudelle?
Kyllä, mutta silloin kannattaa varmistaa etukäteen mökin todellinen henkilömäärä sekä kokoustilan ja ruokailutilan riittävyys. Isoimmissa tilaisuuksissa on usein järkevää varata useampi lähekkäinen mökki tai lomakylä, jossa yhteiskäytössä on isompi tila päiväohjelmaa varten.
Voiko mökille tilata cateringpalvelun kokouspäivän ajaksi?
Monilla alueilla, erityisesti Saimaan ja Päijänteen seudulla, toimii paikallisia cateringyrityksiä, jotka tuovat ruoan valmiina mökille. Kannattaa kuitenkin varmistaa mökin keittiön tila ja kylmäsäilytysmahdollisuudet etukäteen, jos ruoka toimitetaan osittain raakana.
Kannattaako yritystilaisuuteen valita mökki, jossa on jo valmiiksi kokoustila?
Kyllä, jos ohjelmassa on paljon asiapitoista sisältöä, valmis kokous- tai takkahuone säästää aikaa ja vaivaa verrattuna siihen, että olohuoneesta improvisoidaan kokoustila. Tämä kannattaa tarkistaa suoraan vuokranantajalta jo varausvaiheessa.
Yhteenveto
Toimiva yrityksen edustusmökki syntyy siitä, että tekniikka, varustelutaso ja tilat mietitään ohjelman mukaan – ei valita mökkiä pelkän maiseman perusteella. Kun sijainti, saunominen, ruokailu ja kokoustila ovat kunnossa, mökki tarjoaa monelle yritykselle paremman ympäristön keskittymiselle ja yhteishengelle kuin perinteinen kokoushotelli.
